Communicatieplan Hart van Oosterwolde

Dit document wordt gebruikt als Communicatieplan bij de verdere uitwerking van het Hart van Oosterwolde. Door de initiatiefnemers is bij de gemeente Oldebroek een plan ingediend voor het realiseren van een nieuwe Multifunctionele Accommodatie (MFC) bestaande uit een sporthal en dorpshuis op het sportpark de Heugthe. Op de huidige locatie van de Heerdt en de gymzaal zal daarna een woningbouwontwikkeling plaatsvinden. Het College en de meerderheid van de raad heeft haar steun uitgesproken voor het plan. Daarbij is in het raadsbesluit de voorwaarde gesteld dat er een communicatieplan wordt opgesteld:

Uit het Raadsbesluit:

Er wordt voor het vervolgonderzoek een communicatieplan gemaakt om het draagvlak bij omwonenden, inwoners en andere betrokkenen maximaal te vergroten door hen zo goed mogelijk te betrekken bij de planontwikkeling;

 Er wordt rekening gehouden met belangen en inbreng van omwonenden om het draagvlak maximaal te vergroten. De initiatiefnemers verwerken in een communicatieplan hoe zij dit vormgeven bij de verdere uitwerking van het plan;

 

Algemeen

Communicatiedoel

Door vanuit alle partijen, die vanuit de Initiatiefgroep betrokken zijn, gezamenlijk, eenduidig en transparant te communiceren willen we het volgende bereiken in deze fase:

  • doelgroepen zijn zorgvuldig en tijdig geïnformeerd;
  • doelgroepen geven input voor programma van eisen;
  • kweken van begrip en acceptatie bij de doelgroepen door het geven van ruimte voor input en het vergroten van hun kennis;
  • open staan voor signalen/betrokkenheid van buitenaf en daar gehoor aan geven zodat de acceptatie van het project wordt vergroot;

Het eind doel van het project is het realiseren van een multifunctionele accommodatie.

Communicatiestrategie

Bewoners en gebruikers zo vroeg mogelijk ruimte geven om mee te denken over programma van eisen.

Organisatie van communicatie

Initiatiefgroep Hart van Oosterwolde, externe communicatie door (of in overleg met) de werkgroep Communicatie.

Communicatiemiddelen

Middelen die ingezet gaan worden voor externe communicatie:

  • Website Hart van Oosterwolde
  • Nieuwsbrief (via de website)
  • Persoonlijke gesprekken
  • E-mailberichten
  • Openbare informatieavonden

Mail

Alle externe communicatie via Heleen Koornberg info@hartvanoosterwolde.nl

Website

www.hartvanroosterwolde.nl bevat:

  • alle relevante informatie over het project, zoals kaartmateriaal
  • laatste stand van zaken
  • wordt wekelijks geupdated

contactpersonen

  • initiatiefgroep: Wim-Henk Peggeman
  • communicatie: Heleen Koornberg
  • bouw en infra: Gerrit Berends
  • fondsen sponsoring: Nanne Schoonhoven
  • financiering: Ben van Pijkeren
  • gemeente: Linda Kerkdijk (projectleider vanuit de gemeente Oldebroek)

Randvoorwaarden

Door de gemeenteraad is een aantal randvoorwaarden gesteld aan de realisatie van het plan. In de verdere uitwerking zal gekeken moeten worden hoe invulling gegeven kan worden aan deze randvoorwaarden. De gestelde randvoorwaarden worden altijd in ogenschouw genomen bij de uitwerking van de plannen.

 

Doelgroepen

We onderscheiden de volgende doelgroepen:

Gebruikers

  • VSCO
  • Scholen: Wegwijzer, Noordermerk, Koldewijn Schoele
  • Fit
  • Sjoelvereniging
  • David
  • Christenvrouw
  • OGCK
  • Schietvereniging Willem Tell
  • Damrakkers
  • Oranjecomité
  • Nieuwe gebruikers

Omwonenden
* namen zijn weggelaten in openbaar plan

Direct betrokkenen (hebben een direct belang bij de planvorming)

  • Winkeliers
  • Bibliotheek
  • Grondeigenaren

Overig

  • Inwoners van Oosterwolde
  • Geïnteresseerden

Gemeente

  • Ambtelijk
  • Bestuurlijk

Initiatiefnemers

  • VSCO
  • DBO (Dorpsbelangen Oosterwolde)
  • De Heerdt
  • SVO (Stichting Sportvoorzieningen Oosterwolde)

Initiatiefgroep (bestaande uit de initiatiefnemers, zie hierboven)

  • Werkgroep Bouw en infra
  • Werkgroep Communicatie
  • Werkgroep Financiën
  • Werkgroep Subsidies en sponsoring

Per doelgroep stellen we de communicatie doelen, middelen en strategie op.

 

Gebruikers

Omschrijving doelgroep

Deze doelgroep bestaat uit de gebruikers van het huidige dorpshuis en de gymzaal en partijen die lid zijn van stichting De Heerdt. Alle gebruikers zijn verenigingen/stichtingen met eigen leden.

Doelgroep-analyse

  • Maken gebruik van het huidige gebouw.
  • Maken gebruik van het nieuwe gebouw.
  • Input leveren voor het PvE (programma van eisen) en ontwerp.
  • Beslissen over definitieve deelname.
  • Verwachting: actief meedenken.
  • Belangrijkste zorg: dat ze er op achteruitgaan (functioneel en/of financieel).
  • Hebben ook weer eigen leden.

Doelstelling

  • Actief meedenken over het programma van eisen, het ontwerp van het gebouw.
  • Positieve stem ledenvergadering.

Communicatiestrategie en middelen

  • Met iedere afzonderlijke gebruiker een intakegesprek met inventarisatie voor PvE, wordt vastgelegd in verslag. Planning: Januari.
  • Voorlopig schetsontwerp wordt teruggekoppeld (bijeenkomst met alle leden). Planning: Maart.
  • Reacties verwerken in het aangepaste schetsontwerp. Planning: April.
  • Gebruiksvoorstel (tijd, geld, voorwaarden). Planning: April.

Opmerkingen

  • Gebruikers zijn zelf verantwoordelijk voor het informeren van hun eigen leden.
  • Niet alle leden van de Heerdt zijn ook gebruikers. Zij worden ook geïnformeerd over het plan en gevraagd om input te geven.
  • input nieuwe leden/gebruikers?

 

Omwonenden

Omschrijving doelgroep

Deze doelgroep bestaat uit de directe omwonenden die rechtstreekse gevolgen ondervinden worden van de plannen. Een deel van de omwonenden is voorstander van het plan, een ander deel van de omwonenden heeft bezwaren tegen het plan.

Doelgroep-analyse

  • veel verschillen binnen de doelgroep (locatie, directe gevolgen).
  • deels georganiseerd, deels individueel.
  • Verwachting: actief meedenken of reageren.
  • Belangrijkste zorg: dat ze er op achteruitgaan (functioneel en/of financieel).
  • Geen of weinig

Doelstelling

  • Achterhalen welke aspecten van het plan negatief worden ervaren en hoe die opgelost kunnen worden.
  • Doelgroep mee laten denken in oplossingen die kunnen bijdragen in hun bezwaren.
  • Vertrouwen winnen.

Communicatiestrategie en middelen

  • Met alle naaste omwonenden, die dit willen, afzonderlijk een intakegesprek houden met inventarisatie van de verwachte overlast, wordt vastgelegd in verslag. Planning: Januari (uitloop naar februari)
  • Reactie op inventarisatie (mail). Planning: Februari.
  • Voorlopig schetsontwerp wordt teruggekoppeld, mogelijkheid tot reactie op de uitwerking. Planning: Maart.
  • Reacties verwerken in het aangepaste schetsontwerp. Planning: April.

Opmerkingen

  • Inzicht in omwonenden met bezwaren is beperkt. Dit komt doordat deel bewoners bezwaren heeft tegen het vrijgeven van hun persoonsgegevens.

 

Direct betrokkenen

Omschrijving doelgroep

Deze doelgroep bestaat uit betrokkenen waarbij (onderdelen van) het plan effect hebben op hun situatie/positie.

Doelgroep-analyse

  • Niet een specifieke doelgroep met een standpunt.
  • Deze verschillende partijen hebben allen de keuze om “mee te doen” of om dat niet te doen.

Doelstelling

  • Inventariseren met direct betrokkenen of zij willen meewerken en/of participeren.
  • Inventarisatie of er behoefte bestaat bij lokale ondernemers om hun activiteit te verplaatsen naar het hart van Oosterwolde.

Communicatiestrategie en middelen

  • Met iedere afzonderlijke direct betrokkene een inventarisatiegesprek voeren. Planning: Februari.
  • Planning: Februari.
  • Eventuele opname in programma van eisen.

Opmerkingen

  • Rekening houden met concurrentie lokale ondernemers.

 

Gemeente

Omschrijving doelgroep

De gemeente heeft verschillende gremia, zoals de gemeenteraad, het college, het projectteam.

Doelgroep-analyse

  • De gemeenteraad besluit over doorgang van het plan.
  • Er is een contactpersoon bij de gemeente (mw Kerkdijk).
  • Gemeente ondersteunt via het projectteam in deze fase.
  • College stelt besluitvorming voor.

Doelstelling

  • In deze fase nauw samenwerken met de projectbegeleiders.
  • Goede informatie aan de collegeleden.
  • Gemeentelijk projectteam betrekken bij de uitwerking.

Communicatiestrategie en middelen

  • Regulier overleg tussen projectteam en initiatiefgroep, maandelijks (inplannen).

Concept planning:

  • Uitgewerkt plan presenteren aan college week 15/16
  • Collegevergadering (besluit), week 18
  • Commissievergadering, week 21
  • raadsvergadering, week 24

Opmerkingen

  • Tussentijds informeren van de gemeenteraad via projectgroep.

 

Initiatiefnemers / initiatiefgroep

Omschrijving doelgroep

De initiatiefgroep bestaat uit vrijwilligers die afgevaardigd zijn van Dorpsbelangen Oosterwolde, VSCO, stichting Dorpshuis De Heerdt, SVO  en Bouwbedrijf Prins. De initiatiefgroep bestaat uit 4 werkgroepen: ruimtelijk, financiën, subsidies/sponsoring en communicatie.

Doelgroep-analyse

  • De leden hebben vanuit de stichtingen of verenigingen allen belang bij doorgang van het plan van Oosterwolde
  • Haalbaarheid van project staat voorop, voor belangen van gebruikers zie gebruikersoverleg.

Doelstelling

  • De initiatiefgroep heeft door de besluitvorming van de raad de opdracht gekregen om het plan Hart van Oosterwolde verder te onderzoeken, waarbij moet worden voldaan aan alle randvoorwaarden die onderdeel waren van de besluitvorming.

Communicatiestrategie en middelen

  • De initiatiefgroep handelt open en transparant naar iedereen toe
  • Alle inwoners binnen de gemeente hebben de mogelijkheid om hun inbreng te geven op het plan. Dit kan op individueel niveau door een specifiek gesprek met een afvaardiging van de initiatiefgroep, of via een algemene inwoners bijeenkomst.
  • Werkgroepen vergaderen ad hoc op eigen initiatief.
  • 3 wekelijks overleg van de initiatiefgroep (afstemming werkgroepen en overige communicatie).
  • Maandelijks overleg initiatiefgroep met gemeentelijk projectteam (inhoudelijke afstemming met gemeente).